امروزه کارکنان دوست دارند به جای روال همیشگیِ حضور در محل کار، انجام وظایف و خروج از آنجا، سهمی در کار داشته باشند. لذا به مرور مهارتهای خاص و تجربه عمیق و منحصر به فردی در کار خود پیدا می کنند و منبع اصلی ایده ها و حتی عامل مطرح شدن شرکت می شوند. پس باید بدانیم که یافتن جایگزین برای برخی از آنها غیر ممکن است.

حال به این داستان که در اکثر شرکتها رخ می دهد توجه کنید:

یکی از کارکنان به نام رضا احساس می کند که قدر او را نمی دانند و پیش همکاران زمزمه هایی می کند. دیگران نیز به این موضوع توجه می کنند که به اندازه کافی شناخته نشده اند و کم کم شروع به گلایه و شکایت می کنند. روحیه افراد تضعیف می شود، گرایشات منفی افزایش یافته و بهره وری کاهش می یابد. مهران که مدیریت را برعهده دارد، چون مسئله را حائز اهمیت نمی بیند به گروه خود چیزی نمی گوید.

سعید که از محیط کارش خسته شده، کاری را در یک شرکت دیگر می پذیرد. مهران علاوه برمسائل مدیریتی که برعهده دارد بایستی اعضای گروه را متقاعد به کار بیشتر کند تا موقتاً وظایف سعید توسط بقیه انجام شود و هم بدنبال نیروی جایگزین سعید باشد. با وجود اینکه پرسنل ساعتهای طولانی و سختی را بکار می پردازند، مهران کمتر می تواند به نیازهای کارکنان توجه کند. اشتباهات و کاستی در تعهدات نمایان شده و سرانجام بهره وری کل مجموعه تحت تاثیر قرار می گیرد.

مهران بعد از چند ماه مصاحبه با متقاضیان تصدی شغل مورد نظر، پویا را استخدام می کند. پویا برای هماهنگ شدن با تمام کارها به هفته ها زمان نیاز دارد. توجه مهران هم به آموزش پویا معطوف است و امید دارد پس از سازگار شدن پویا با مسائل کاری، بخشی از فشار کاری مجموعه کاهش یابد. اما اوضاع کارکنان مطلوب نیست. نتنها گلایه و شکایت کارکنان از امور کاری ادامه دارد بلکه غفلت از نیازهای روحی و انگیزشی افراد همچنان به قوت خود باقی است. لذا یک فرد دیگر از گروه خارج می شود و این چرخه تکرار می شود.

اگر کارکنان از کار خود راضی نیستند، در نهایت از محیط کار خارج می شوند یا باعث خروج دیگران می شوند. در این صورت جابجایی های پی در پی نقش مهمی در کاهش بهره وری خواهد داشت. زیرا تمرکز مدیر دائماً بر روی جذب و آموزش نیروی جدید می باشد. این امر می تواند به یک چرخه پُر هزینه تبدیل شود چون هر بار که نیاز به یافتن یک کارمند جدید دارید، علاوه بر فدا کردن اولویتهای کاری، وقت، انرژی و پول بایستی به خسارت تضعیف روحیه کارکنان و همچنین خسارتهای ناشی از آن نیز توجه کنید.

برای تخمین هزینه های استخدام یک کارمند، بایستی موارد زیر را محاسبه نمود:

1. میانگین بازده سالانه هر کارمند: حاصل تقسیم فروش سالانه شرکت بر تعداد کارکنان.
2. میانگین بازده روزانه هر کارمند: حاصل تقسیم میانگین بازده سالانه هر کارمند بر عدد 250.
3. بازده روزانه برای هر کارمند را در تعداد روزهای صرف شده برای استخدام یک کارمند ضرب کنید.
4. هزینه صرف شده برای آموزش نیروی جدید را به حاصل ضرب فوق اضافه کنید.

عددی که بدست می آید فقط هزینه مالی برای هر جابجایی نیرو می باشد.

همان طور که در مقاله نشانه های محیط کار با انگیزه نیز اشاره شد، ماندگاری کارکنان در سازمان به خودی خود بالا نمی رود و به عوامل زیادی بستگی دارد. یکی از عوامل مهم میزان اعتماد کارکنان به کارفرما در پرداخت کامل حقوق و مزایای پرسنل می باشد. در این باره اگر کارکنان شک و شبهه ای به کارفرما داشته باشند، مسلماً همکاری طولانی مدتی نخواهند داشت.

با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب ساناکو می توانید اعتماد کامل کارکنان خود را بدست آورید چون به کمک بخش کارتابل برنامه (که در اختیار همه پرسنل می باشد) کارکنان در جریان هر آنچه که در محاسبه کارکرد و حقوق و دستمزد پرسنل موثر است قرار می گیرند (جزئیات ترددها، غیبتها، مرخصی ها، ماموریتها و … ). لذا به کمک این ابزار، پرسنل اطمینان حاصل می کنند که در حق آنها اجحافی صورت نگرفته و بابت کسب این اعتماد حضوراً مراجعه نکرده اند.